Vilkår

Kommunal AI er et kundeforhold, ikke et medlemsstyret netværk. KommunalAI ApS leverer ydelserne; jeres kommune er kunde. Disse vilkår beskriver rammen offentligt — leverance, pris, ansvar, fortrolighed og hvordan en uenighed afgøres. Den bindende aftale er medlemskabsaftalen; ved uoverensstemmelse har aftaleteksten forrang.

1 — Hvem leverer

Ydelserne leveres af KommunalAI ApS (CVR 32948200) — ét selskab dedikeret til drift af klyngen. Thomas Cilius er stifter og driver klyngen, og træffer beslutninger om indhold, kadence, tilmelding og drift. Der er ingen ekstern finansiering, ingen sponsorater og ingen leverandørbindinger på medlemsbidraget.

2 — Ydelser

Medlemskabet giver adgang til fire ydelser:

• Direktionsseminar — et 3-timers AI-seminar for kommunens direktion pr. år. Ubegrænset antal deltagere fra direktion og fagchefer.
• Klyngens læring hentet hjem — en månedlig opdatering med pseudonymiserede cases og det der rykker i andre kommuner.
• 1:1-sparring til borgmester og direktion efter behov inden for en fair usage policy — typisk 4-6 sessioner à 60 minutter per år til hver.
• Klyngemøder — to halvårlige møder à 3 timer. Valgfrie; ingen mødepligt og intet krav om at bringe en case.

Alt udenfor dette — fx skræddersyede seminarer eller konsulent-hjælp i egen organisation — er yderligere ydelser på normal faktura.

3 — Pris og betaling

Medlemsbidraget bestemmes af én åben formel, ens for alle 98 kommuner:

35.000 kr. i grundbidrag + 0,19 kr. pr. borger, op til et loft på 120.000 kr. Alle beløb ekskl. moms.

Prisen pr. kommune publiceres åbent på pris-siden. Momsen forventes at være momsneutral for medlemskommunen, idet den som udgangspunkt kan refunderes via den kommunale momsrefusionsordning; den enkelte kommune bør bekræfte refusionsadgangen. Bidraget faktureres ved tilmelding; betalingsfrist 30 dage netto; EAN-faktura og PO-nummer er muligt. Prisjustering kan ske højst én gang årligt med minimum 6 måneders varsel og må ikke overstige forbrugerprisindekset tillagt 2 procentpoint uden at udløse udtrædelsesret jf. punkt 5.

4 — Tilmelding

Klyngen optager løbende. Alle 98 danske kommuner kan melde sig til. KommunalAI ApS beslutter tilmelding efter en objektiv, udtømmende tjekliste: kommunen er en dansk kommune; underskriver er borgmester, kommunaldirektør eller anden tegningsberettiget; ingen åbenbar interessekonflikt; medlemsbidrag betalt eller bekræftet. Tilmelding kan ikke nægtes på diskriminerende grundlag. Et afslag begrundes skriftligt og kan prøves ved ekstern voldgift jf. punkt 13.

5 — Periode og opsigelse

Medlemskabet løber et år ad gangen og fornys automatisk. Opsigelse skal ske skriftligt senest 3 måneder før udløb af den indeværende periode. Der er ingen flerårig binding. Udtrædelsesret: hvis en prisjustering eller vilkårsændring udgør en væsentlig forringelse, kan medlemskommunen udtræde uden 3-måneders-varsel og få medlemsbidrag refunderet pro rata. Eksempler på væsentlig forringelse: prisstigning over 25 %, væsentlig reduktion af kerneydelserne, bortfald af fortrolighedsregler, eller ejerskifte uden samtykke. Tvivlsspørgsmål afgøres til medlemmets fordel.

6 — Medlemmernes værn

Som kunde er jeres beskyttelse forankret i konkrete, efterprøvelige rettigheder — ikke i et internt råd:

• Disse vilkår er offentlige og kan til enhver tid tilgås på kommunalai.dk. Enhver ændring varsles minimum 30 dage før ikrafttræden.
• Udtrædelsesret + pro rata-refusion ved væsentlig forringelse (punkt 5).
• Åben formel-pris, ens for alle — ingen skjult forskelsbehandling.
• Tvister og eksklusion kan ankes til ekstern voldgift (Voldgiftsinstituttet) eller domstol — uafhængigt af KommunalAI ApS (punkt 13).
• Adgang til regnskabsoplysninger om anvendelsen af medlemsbidraget på anmodning.

7 — Opsigelse fra KommunalAI ApS' side

KommunalAI ApS kan opsige et medlemskab for misligholdelse med øjeblikkelig virkning, hvis: Chatham House-reglen brydes forsætligt og uden hjemmel i lovbestemt pligt; fortroligt materiale videregives uden samtykke eller lovhjemmel; medlemsbidrag er ubetalt trods påmindelser i mere end 60 dage; eller kommunen handler på en måde der konkret og dokumenterbart er uforenelig med klyngens formål. Vag eller politisk uenighed er ikke grundlag. Den berørte kommune varsles skriftligt med begrundelse og har 14 dages svarfrist. Beslutningen kan ankes til ekstern voldgift med opsættende virkning jf. punkt 13.

8 — Fortrolighed

Alle klyngemøder afholdes under Chatham House-regel: indsigter og erfaringer må anvendes frit, men hverken navn eller tilhørsforhold på den enkelte taler videreformidles uden samtykke. 1:1-sparring er fortrolig per definition og dokumenteres ikke. Skriftligt materiale pseudonymiseres og aggregeres før det indgår i vidensbasen. Medlemskommuner er omfattet af offentlighedsloven; ved aktindsigt underrettes KommunalAI ApS forud for udlevering hvor det er muligt, og der pseudonymiseres hvor det er sagligt og lovligt. Tavshedspligten gælder under medlemskabet og i 3 år efter ophør.

9 — Databehandling

I regi af klyngen behandles ingen borger-persondata. Kommunale erfaringer pseudonymiseres og aggregeres før de indgår i vidensbasen, på et niveau hvor borgere, medarbejdere og sager ikke kan identificeres. AI-forordningens krav og GDPR-rammerne respekteres som udgangspunkt for alle drøftelser og dokumentation. Persondatapolitik for medlemsdata (kontaktinformation, deltagerlister) og databehandleraftale-skabelon kan rekvireres. Se persondatapolitikken.

10 — Habilitet

Thomas Cilius er stifter af KommunalAI ApS og samtidig siddende kommunalbestyrelsesmedlem og udvalgsformand i Stevns Kommune. Det behandles åbent: Stevns er kunde på samme åbne formel-pris som alle andre; Thomas er inhabil i Stevns' egen beslutning om medlemskab og indgår ikke i kommunens sagsbehandling eller afstemning om tilmelding. Rådgivningen er faglig sparring mellem kolleger — ikke en forvaltningsretlig afgørelse.

11 — Ansvar og forsikring

Kommunal AI leverer faglig sparring og materiale til inspiration. Medlemskommunen tilpasser og kvalitetssikrer selv materialet og bevarer det fulde ansvar for egne beslutninger. KommunalAI ApS opretholder en erhvervs- og produktansvarsforsikring på mindst 2 mio. kr. pr. skade og 5 mio. kr. årligt; forsikringsbevis fremvises på anmodning. Erstatningsansvaret er begrænset til det årlige medlemsbidrag, dog ikke ved forsæt eller grov uagtsomhed. Indirekte tab er fraskrevet.

12 — Kontinuitet

Klyngen drives af Thomas Cilius. Hvis han varigt ikke kan varetage driften, sikrer KommunalAI ApS driftskontinuitet: enten ved overdragelse til en ny driver der viderefører ydelserne, eller ved afvikling med pro rata-refusion af ubrugt medlemsbidrag til medlemskommunerne. Ubrugt medlemsbidrag er friholdt fra kreditorforfølgning af selskabet i det omfang dansk ret tillader det.

13 — Tvistløsning

Uenigheder søges først løst ved direkte dialog mellem medlemskommunen og KommunalAI ApS. Lykkes det ikke, afgøres tvisten — herunder afslag på tilmelding og eksklusion — ved ekstern voldgift ved Voldgiftsinstituttet i København efter dets regler om hurtig voldgift, eller alternativt ved de almindelige domstole med værneting i Roskilde. Medlemskommunen vælger forum. Afgørelsen er endelig.

14 — Ændring af vilkår

KommunalAI ApS kan ændre disse vilkår med minimum 30 dages varsel, offentliggjort på kommunalai.dk. Udgør en ændring en væsentlig forringelse, har medlemskommunen udtrædelsesret + pro rata-refusion jf. punkt 5. Tidligere versioner arkiveres og kan rekvireres.