Persondatapolitik

Denne persondatapolitik beskriver hvordan Kommunal AI ApS behandler persondata om medlemskommunens kontaktpersoner. Politikken er bilag 3 til medlemskabsaftalen jf. aftalens § 1.5 og § 5. I regi af klyngen behandles ingen borger-persondata — persondata om medlemskommunens borgere modtages, opbevares eller behandles ikke af klyngen, hverken på kommunens vegne eller selvstændigt.

§ 1 — Dataansvarlig

Kommunal AI ApS er selvstændig dataansvarlig for behandlingen af persondata om medlemskommunens kontaktpersoner.

Kommunal AI ApS
CVR 32948200
Kystvejen 58, Strøby Egede, 4600 Køge
E-mail: tc@kommunalai.dk
Telefon: +45 61 31 55 59

Databeskyttelsesrådgiver (DPO): Kommunal AI ApS er ikke forpligtet til at udpege en DPO efter GDPR Art. 37, da selskabet ikke er en offentlig myndighed og hverken behandler følsomme persondata i stor skala eller udfører systematisk overvågning. Eventuelle henvendelser om databeskyttelse rettes til tc@kommunalai.dk.

§ 2 — Hvilke persondata behandles

Vi behandler følgende kategorier af persondata om medlemskommunens kontaktpersoner — typisk borgmester, kommunaldirektør og udvalgte fagchefer:

• Navn
• Titel og funktion
• Arbejdsgivertilhørsforhold (kommune)
• Arbejds-e-mail og arbejdstelefon
• Deltagelse i klyngemøder og direktionsseminar (1:1-sparring dokumenteres ikke jf. aftalens § 4.2 og Vilkår punkt 8; alene at en aftale om sparring er etableret kan fremgå af korrespondance)
• Korrespondance med Kommunal AI ApS

Vi behandler ikke følsomme persondata (GDPR Art. 9) eller persondata om strafbare forhold (Art. 10).

§ 3 — Formål med behandlingen

Persondata behandles til følgende formål:

• Opfyldelse af medlemskabsaftalen
• Invitation til og afvikling af klyngemøder, direktionsseminar og 1:1-sparring
• Administration af medlemskab og fakturering
• Kommunikation om klyngens aktiviteter, herunder månedlig opdatering
• Pseudonymiseret vidensdeling jf. aftalens § 4.3 og § 12

§ 4 — Behandlingshjemmel

Behandlingen sker med hjemmel i GDPR Art. 6, stk. 1:

• Litra b (kontraktopfyldelse) — for behandlinger nødvendige for at opfylde medlemskabsaftalen
• Litra f (legitim interesse) — for behandlinger nødvendige for klyngedrift, herunder kommunikation om aktiviteter og pseudonymiseret videndeling

§ 5 — Modtagere af persondata

Persondata videregives ikke til tredjeparter, undtagen:

• Underdatabehandlere listet i bilag 6 til aftalen (mødeplatform, e-mailsystem, regnskabssystem). Ændringer varsles med 30 dages varsel jf. aftalens § 5.4
• Lovbestemt pligt — fx ved aktindsigt jf. offentlighedsloven, eller ved myndighedsanmodning
• Når den registrerede har givet udtrykkeligt samtykke

§ 6 — Opbevaringsperiode

Persondata opbevares så længe medlemskabet er aktivt og i op til 5 år efter ophør for at opfylde bogføringslovens krav og dokumentere aftalens opfyldelse.

Korrespondance og mødedokumentation kan opbevares længere hvis det er nødvendigt for at fastlægge, gøre gældende eller forsvare retskrav — dog ikke længere end den almindelige forældelsesfrist på 10 år jf. forældelsesloven § 5, regnet fra det tidspunkt hvor et eventuelt krav kunne gøres gældende.

Efter opbevaringsperiodens udløb slettes eller anonymiseres persondata.

§ 7 — Sikkerhed

Kommunal AI ApS har truffet passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at beskytte persondata mod uautoriseret adgang, tab, ændring eller offentliggørelse.

Sikkerhedshændelser der vedrører medlemskommunens kontaktpersoner, meddeles uden unødigt ophold og senest 24 timer efter konstatering, jf. aftalens § 5.6.

§ 8 — Overførsel til tredjelande

Hvis persondata overføres til lande uden for EU/EØS, sker det alene på basis af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (SCC) eller andet gyldigt overførselsgrundlag jf. GDPR Kap. V.

Underdatabehandlere uden for EU/EØS er angivet eksplicit i bilag 6 til aftalen.

§ 9 — Den registreredes rettigheder

Som registreret har du følgende rettigheder, jf. GDPR Kap. III:

• Indsigt i hvilke persondata vi behandler om dig (Art. 15)
• Berigtigelse af forkerte eller mangelfulde persondata (Art. 16)
• Sletning under visse betingelser (Art. 17)
• Begrænsning af behandlingen under visse betingelser (Art. 18)
• Dataportabilitet for persondata du selv har leveret (Art. 20)
• Indsigelse mod behandling baseret på legitim interesse (Art. 21)

Henvendelser om rettigheder rettes til tc@kommunalai.dk. Vi besvarer henvendelser inden for én måned.

§ 10 — Klageret

Du kan klage til Datatilsynet over Kommunal AI ApS' behandling af dine persondata.

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby
Telefon: +45 33 19 32 00
datatilsynet.dk

§ 11 — Ændringer af persondatapolitikken

Ændringer af denne persondatapolitik offentliggøres på kommunalai.dk/medlemskab og varsles via e-mail til medlemskommunernes registrerede kontaktpersoner med minimum 30 dages varsel før ikrafttrædelse.

Tidligere versioner arkiveres og kan rekvireres.